Onboarding

Onboarding คือการแสดงออกว่าองค์กรให้ความสำคัญกับพนักงานมากหรือน้อย

Ideas ดีๆจากองค์กรชั้นนำระดับโลก…เค้าทำอะไรเพื่อต้อนรับสมาชิกใหม่ของทีม

หลายบริษัทยังคงใช้วันแรกของการทำงานเป็นวันปฐมนิเทศ มีการพรีเซ้น เรื่องราวต่างๆที่หนักอึ้ง เพื่อให้ทุกอย่างจบใน 1-2 วัน ซ้ำร้ายด้วยการให้กรอกเอกสารมากมาย พร้อมกับให้เซ็นรับรู้ถึงกฎระเบียบของบริษัทซึ่งหลายกิจกรรมเป็นสิ่งที่ต้องทำในช่วงแรกของการทำงาน หลายกิจกรรมรีบทำเพราะ HR เกรงว่าพนักงานจะยุ่งกับงานจนไม่มีเวลากลับมาจัดการต้นสังกัดอาจจะต้องการให้พนักงานเริ่มงาน โดยไม่ต้องมีการ onboard ลองคิดดูดีๆสิ่งเหล่านี้เป็นสัญญาณบ่งบอกถึงชีวิตการทำงาน และความเอาใจใส่ต่อพนักงานขององค์กร เรามักจะเปรียบช่วงทดลองงานเหมือน honeymoonperiod ที่คู่แต่งงานจะพยายามทำดีที่สุดเพื่อสร้างครอบครัวที่แข็งแรงและอบอุ่น วันแรกของชีวิตคู่ก็คล้ายกับวันแรกของการทำงาน

เราน่าจะลองคิดดูว่าเราควรสร้างบรรยากาศและจัดการวันนั้นอย่างไร

จากการศึกษาของ American Psychological Association พบว่า ความรู้สึกว่าได้รับการต้อนรับที่ดีเป็นปัจจัยสำคัญในการทำงานให้ประสบความสำเร็จสำหรับพนักงานใหม่และการศึกษาของ Society for Human Resource Management, พบว่าประมาณ 17% ของพนักงานใหม่ลาออกในช่วง 3-6 เดือนแรกของการทำงาน และเมื่อการทำ Onboarding ดีพนักงานจะทำงานอยู่กับบริษัทเกินกว่า 1 ปี ถึง 91% และอยู่ยาวกว่า 3 ปี กว่า 69% หลายสถาบันและองค์กรให้ความสำคัญกับการสร้างมิตรภาพที่ดี เพราะนอกจากจะได้ในด้านของประสิทธิภาพการทำงาน ความผูกพันกับพนักงานแล้วองค์กรยังได้ในด้านของ branding ในการสร้างทูตและตัวแทนองค์กรที่มีทัศนคติและความเข้าใจในองค์กรเป็นอย่างดี

ลองสำรวจดูว่าอะไรที่ต้องทำในวันเริ่มงานอะไรที่สามารถทำก่อนได้ หรือทำหลังได้ จะดีกว่ามั้ยถ้าเรายืดเวลาการทำ onboarding ออกไปให้ยาวกว่า 1 วัน เราต้องการให้พนักงานอยู่กับเราให้นาน ให้มีความสุขกับการทำงานร่วมกับบริษัท เราก็ควรเพิ่มความพยายามในการดูแลกันให้มากขึ้น เรามาลองดูตัวอย่างกันว่าองค์กรชั้นนำของโลกเค้าออกแบบกิจกรรมวันแรกของการเริ่มงานพนักงานกันอย่างไร

Google ออกแบบ onboarding ให้เป็นเชิงรุก และเริ่มต้นขึ้นก่อนวันเริ่มงานของพนักงาน โดยให้มีการวางแผนโดยหัวหน้าต้นสังกัดเป็นผู้วางแผนการทำ onboarding ล่วงหน้า มีการส่งอีเมลแจ้งล่วงหน้าถึงหัวหน้างาน โดยมีรายการกิจกรรมต่างๆ กระบวนการต่างๆ

และทริคที่มุ่งเน้นการสร้างความผูกพันต่อองค์กร เช่นวิธีการแนะนำพนักงานใหม่กับทีม การเลือกเพื่อนคู่หูสำหรับช่วงแรกของการทำงาน วิธีการสื่อสารถึงงานและความรับผิดชอบต่างๆ ในงาน โดยทริคเหล่านี้จะมุ่งเน้นที่ทัศนคติเชิงบวกในช่วงแรกของการทำงาน

Zappos วางแผนการทำ onboarding ยาวถึง 5 สัปดาห์นับจากวันแรกของการเริ่มงานของพนักงานใหม่หัวใจหลักของโปรแกรมนี้คือการเสริมสร้างวัฒนธรรมของ Zappos ซึ่งมีพื้นฐานบน 10 Core Values ที่จะถูกปลูกฝังให้ทุกส่วนขององค์กร Zappos เน้นการสื่อสารเรื่องของวัฒนธรรมองค์กรซึ่งถือว่าเป็นสิ่งที่สำคัญสำหรับองค์กร บริษัทยินดีให้พนักงานลาออก พร้อมเงินชดเชย 2,000 เหรียญ ถ้าพนักงานรู้สึกว่าไม่สามารถเข้ากับวัฒนธรรมขององค์กรได้

Twitter จัดทำกฏ Yes to Desk ซึ่งประกอบไปด้วย 75 สิ่งที่ต้องทำ นับตั้งแต่การเสนองาน offer แก่พนักงานจนถึงวันเริ่มงาน เพื่อให้พนักงานได้มีการเริ่มต้นที่ดีกับองค์กรรวมถึงการเข้าถึงวัฒนธรรมของ Twitter

Snack for Thoughts :

เรามีหลายวิธีที่จะปรับปรุงให้ Onboarding ของเรามีประสิทธิภาพมากขึ้นสนุกขึ้น น่าจดจำ และที่สำคัญคือช่วยให้พนักงานใหม่ได้เริ่มต้นกับบริษัทด้วยทัศนคติที่ดีมีความเข้าใจในวิสัยทัศน์ เป้าหมายขององค์กรรวมถึงความคาดหวังต่อตัวพนักงานเอง เราขอนำเสนอ idea ที่อาจจะนำไปลองใช้

1) Pre-boarding การทำ Onboarding สามารถเริ่มก่อนวันแรกของการทำงานเราสามารถสร้าง connections ที่ดีกับพนักงานได้ตั้งแต่การสัมภาษณ์แล้วลองสำรวจดูว่าอะไรทำได้ก่อน หรือเมื่อไหร่จะได้ไม่ต้องบีบข้อมูลทุกอย่างลงในวันเดียว

2) Involve all stakeholders ให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการออกแบบ onboarding เพื่อให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องได้รับรู้การมาทำงานของพนักงานใหม่ได้มีส่วนในการเป็นพี่เลี้ยงที่ดี

3) Technology helps ปัจจุบันมีระบบ Onboarding แบบ online ที่สามารถช่วยในการวางแผนแบ่งปันข้อมูล สื่อสารกันภายในกลุ่มรวมไปถึงระบบที่ช่วยตอบคำถามพนักงานใหม่โดยไม่ต้องรู้สึกเกรงใจเพื่อร่วมงาน เช่น chatbot, chatboard หรือ แม้แต่การสร้าง gamifications ต่างๆ

4) Think out-of-the-Box เราไม่จำเป็นต้องทำ onboarding ในห้องประชุมหรือห้อง training เสมอไป และไม่ต้องทำเหมือนเดิมเสมอไป ใช่หรือไม่? ลองคิดดูว่าเราสามารถจัดการ onboarding ได้อย่างสร้างสรรค์มากมายเพียงแต่ปรับ mindset ว่าสิ่งที่สำคัญคือการช่วยให้พนักงานใหม่เริ่มต้นกับบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพและด้วยทัศนคติที่ดีลองคิดใหม่ดูนะ

Make the first day count!

ผู้เขียน : Pomme

Credit : www.shrm.org